Document electrònic de Control Administratiu (DeCA): què és, quan serà obligatori i com afecta les empreses?

L'octubre del 2026, el sector del transport de mercaderies per carretera a Espanya afrontarà un dels canvis administratius més importants dels últims anys. El tradicional document de control en paper donarà pas a un model completament digital mitjançant el Document electrònic de Control Administratiu (DeCA).

Tot i que moltes empreses encara gestionen aquesta documentació de forma manual, la nova normativa obligarà a generar, custodiar i posar a disposició de les autoritats aquests documents en format electrònic. No és només un canvi tecnològic: suposa una transformació en la forma de gestionar expedicions, controls i traçabilitat logística.

En aquest article t'expliquem què és el DeCA, a qui afecta, què canvia a partir del 5 d'octubre del 2026 i com es poden preparar les empreses per complir la normativa.

El que veuràs en aquest article

• Què és el DeCA?
• Per què s?implanta?
• A qui afecta?
• Quan serà obligatori?
• Quins transports hi estan obligats?
• Com funcionaran les inspeccions?
• Què han de fer les empreses?
• Solucions per automatitzar el compliment
• Preguntes freqüents

Què és el Document electrònic de Control Administratiu (DeCA)?

El Document electrònic de Control Administratiu (DeCA) és la versió digital de l'actual document de control exigit a determinats transports públics de mercaderies per carretera a Espanya. La normativa no crea un nou document, sinó que transforma el sistema actual en un format exclusivament electrònic.

La seva finalitat és acreditar davant les autoritats les dades essencials duna operació de transport i facilitar les tasques dinspecció i control administratiu. Per això, el document haurà de complir una sèrie de requisits tècnics i estar disponible durant tot el transport.

En altres paraules: el document de control continuarà existint, però deixarà de gestionar-se en paper.

Per què aquesta obligació s'implanta?

La digitalització del document de control forma part del procés de modernització impulsat pel Ministeri de Transports i Mobilitat Sostenible i per les iniciatives europees de digitalització logística.

Els objectius principals són:

• Reduir la utilització de documentació en paper.
• Millorar la traçabilitat de les expedicions.
• Facilitar les inspeccions a la carretera.
• Garantir l'autenticitat i la integritat de la informació.
• Disminuir errors derivats dels processos manuals.
• Afavorir la integració amb els sistemes informàtics de les empreses.

Per a moltes organitzacions, aquesta obligació suposarà una oportunitat per avançar en la digitalització dels processos logístics.

Quan serà obligatori el DeCA?

La data clau és el 5 d'octubre del 2026.

A partir d'aquell moment, els documents de control administratiu exigibles als transports afectats s'han de gestionar necessàriament en format electrònic. No està previst un període addicional dadaptació posterior a aquesta data.

Per això, les empreses que encara depenen de procediments manuals haurien de començar com més aviat millor a revisar els seus sistemes i processos.

A qui afecta aquesta normativa?

Un dels errors més habituals és pensar que únicament afecta els transportistes.

La realitat és que intervenen diferents actors de la cadena logística:

Empreses carregadores

Fabricants, distribuïdors i empreses que contracten el transport de mercaderies. Són responsables que lexpedició disposi de la documentació exigida.

Transportistes i flotes

Són els qui executen físicament el transport i han de poder acreditar l‟existència del document durant el servei.

Operadors logístics

Empreses i agències que coordinen o subcontracten transports. També formen part de la cadena documental i de traçabilitat.

Per tant, aquesta obligació pot afectar tant empreses de transport com companyies industrials, de distribució o logística que treballen amb expedicions per carretera.

Quins transports han de fer servir el DeCA?

Segons la informació publicada pel Ministeri, el DeCA serà obligatori a:

• Transport públic de mercaderies per carretera realitzat íntegrament dins Espanya.
• Operacions de cabotatge realitzades al territori espanyol.

Quins transports en queden exclosos?

Entre les principals excepcions hi ha:

• Determinats serveis de paqueteria lleugera contemplats a la normativa.
• Transport internacional (on segueixen aplicant els documents previstos als convenis corresponents).
• Transport privat complementari.

Com funcionarà una inspecció amb el DeCA?

La digitalització canvia completament la manera dacreditar la documentació.

De manera simplificada, el procés serà:

1. Es genera el document digital

Abans d'iniciar el transport hi haurà d'haver el document electrònic corresponent.

2. S'emmagatzema electrònicament

El document es conserva en una plataforma o repositori digital que en garanteixi la disponibilitat.

3. El conductor pot acreditar-ne l'existència

Normalment mitjançant codis QR o mecanismes daccés definits per la normativa.

4. L'autoritat verifica la informació

Durant una inspecció, els agents poden accedir al document electrònic per comprovar les dades del transport.

Què han de fer les empreses abans de l'octubre del 2026?

El temps s'esgota i convé començar com més aviat millor.

Aquestes són les principals recomanacions:

Revisar els processos actuals

Analitzar com es generen actualment els documents de transport.

Identificar responsabilitats

Determinar qui crea, valida i custodia la documentació.

Automatitzar la generació documental

Com més gran sigui el volum d'expedicions, més important serà reduir la intervenció manual.

Garantir la traçabilitat

Els documents s'han de mantenir accessibles i assegurances durant tot el cicle operatiu.

Integrar la gestió amb l'ERP

La integració evita duplicitats, errors dintroducció de dades i pèrdues de temps.

Com automatitzar el compliment des d'a3ERP o altres sistemes de la teva empresa?

Per facilitar l'adaptació a aquesta obligació nova, APEN ha desenvolupat A-DECATRANS, una solució dissenyada per automatitzar la gestió del Document electrònic de Control Administratiu.

Entre les seves funcionalitats destaquen:

• Generació automàtica del document a partir de l'albarà.
• Custòdia documental a plataforma SaaS.
• Generació de codis QR per a inspeccions.
• Integració amb a3ERP.
• Connectivitat amb altres sistemes mitjançant API REST.

D'aquesta manera, les empreses es poden preparar per entrar en vigor la normativa sense modificar completament els seus processos interns.

Conclusió

L?arribada del DeCA suposa un pas decisiu cap a la digitalització del transport de mercaderies per carretera a Espanya.

Encara que l'obligació no entrarà plenament en vigor fins al 5 d'octubre del 2026, les empreses que comencin ara a revisar els seus procediments tindran una transició molt més senzilla i segura.

Per a moltes organitzacions, la clau no estarà únicament a complir la normativa, sinó aprofitar aquesta obligació per modernitzar la seva operativa, millorar la traçabilitat i reduir costos administratius.

Preguntes freqüents sobre el DeCA

Què vol dir DeCA?

DeCA són les sigles de Document electrònic de Control Administratiu. És la versió digital de l'actual document de control per a determinats transports de mercaderies per carretera.

Quan serà obligatori?

A partir del 5 d'octubre del 2026.

Es podrà continuar fent servir paper?

No per als transports subjectes a aquesta obligació. La gestió s'haurà de fer en format electrònic.

Afecta els carregadors?

Sí. La normativa afecta diferents participants de la cadena logística, inclosos els carregadors contractuals.

Afecta el transport internacional?

No. Els transports internacionals continuen utilitzant els documents previstos als convenis aplicables.

Cal portar documentació durant una inspecció?

Sí, encara que la seva acreditació serà digital mitjançant els mecanismes establerts per la normativa.