QUÈ ÉS L'EDI?
El EDI representa les inicials en anglès de Electronic Data Interchange o intercanvi electrònic de dades. Davant d'això, fa referència a l'intercanvi de documents en un format electrònic estàndard entre ordinadors de socis comercials. Això facilita compartir documents com ara comandes, factures, inventaris, catàlegs de preus entre d'altres, entre empreses que tinguin una relació comercial.
Els beneficis que ofereix l'EDI són molt importants, com ara costos reduïts, més velocitat de processament, menys errors i millors relacions amb els socis comercials.
EDI, bàsicament, va arribar a reemplaçar processos que es feien mitjançant correu postal, fax o correu electrònic. Lavanç que representa davant opcions com el correu electrònic és que aquests són encara manejats per particulars en lloc dordinadors. Tenir persones involucrades alenteix el processament dels documents i també introdueix errors. En canvi, els documents EDI poden fluir directament a l'aplicació adequada a l'ordinador del receptor i el processament pot començar immediatament. Aleshores estem eliminant moltes quantitats de paper i hores de treball humà.
Els documents més comuns que s'intercanvien mitjançant EDI són les ordres de compra, les factures i els avisos d'enviament. Però n'hi ha molts, molts altres, com ara coneixement d'embarcament, documents de duana, documents d'inventari, documents d'estat d'enviament i documents de pagament.
Com que els documents EDI han de ser processats per ordinadors en lloc de persones, cal utilitzar un format estàndard perquè lordinador pugui llegir i comprendre els documents. Un format estàndard descriu què és cada peça dinformació i en quin format. Sense un format estàndard, cada empresa enviaria documents utilitzant el format específic de cada negoci i el receptor no comprendria el format específic del remitent.
Actualment s'utilitzen diversos estàndards EDI, inclosos ANSI, EDIFACT, TRADACOMS i ebXML i, per a cada estàndard hi ha moltes versions diferents, per exemple, ANSI 5010 o EDIFACT versió D12, Release A. Quan dues empreses decideixen intercanviar documents EDI, han d'acordar la versió i l'estàndard EDI específics.
Les empreses solen utilitzar un traductor EDI, ja sigui com a programari intern o mitjançant un proveïdor de serveis EDI, per traduir el format EDI, de manera que les seves aplicacions internes puguin utilitzar les dades i, per tant, permetre el processament directe de documents.
Els beneficis de la implementació de l'EDI van des de la disminució d'errors pels canvis de suport dels documents, l'estalvi de recursos i el temps, la simplificació en l'operativa, la millora de la competitivitat del negoci i facilitar els acords amb altres empreses. Tot i això, cal tenir especial atenció en la implementació de l'EDI en empreses de diferents països i aclarir tots els criteris necessaris per al funcionament correcte de tot el procés.
