Normativa de control horario: qué dice la ley y cómo cumplirla en 2026 

El Ministerio de Trabajo planea aprobar de forma inminente el Real Decreto que obligará a digitalizar el control horario, eliminando definitivamente las hojas firmadas y los archivos Excel compartidos. La urgencia es máxima: el borrador de la ley solo dará 20 días de margen a las empresas para implantar un sistema homologado una vez se publique en el BOE. No habrá moratorias.

Las PYMEs que no actúen ya se enfrentan a un doble riesgo inmediato: multas automáticas de hasta 7.500 € (con propuestas de endurecimiento en el nuevo texto) y la imposibilidad material de buscar, contratar y formar a sus plantillas en un software adecuado en menos de tres semanas. La Inspección de Trabajo tendrá acceso remoto y a tiempo real a los datos, por lo que la improvisación ya no es una opción.

La buena noticia es que cumplir hoy es más sencillo que nunca. Con una herramienta adecuada, el registro horario deja de ser una carga administrativa y pasa a ser una forma de proteger a la empresa y dar transparencia a la plantilla. En este artículo te explicamos qué exige exactamente la ley y cómo resolverlo de forma ágil con a3HRgo.

El que descobriràs en aquest article

• ¿Qué es el registro de jornada y desde cuándo es obligatorio? 
• ¿A qué empresas y trabajadores se aplica? 
• ¿Qué información debe contener el registro? 
• ¿Qué medios puedo utilizar para registrar la jornada? 
• ¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros? 
• ¿Qué pasa con las horas extraordinarias? 
• Quines sancions comporta no complir? 
• ¿Cómo cumplir de forma sencilla con a3HRgo? 

¿Qué es el registro de jornada y desde cuándo es obligatorio? 

El registro de jornada es la obligación de anotar, día a día, el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora. 

Nace con el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET). Su finalidad es crear un marco de seguridad jurídica en la relación entre empresa y trabajador, y permitir el control efectivo de la jornada por parte de la Inspección de Trabajo, evitando jornadas superiores a las legalmente establecidas. 

¿A qué empresas y trabajadores se aplica? 

La regla general es muy amplia: el registro horario se aplica a la totalidad de los trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización. Incluye también a trabajadores «móviles», comerciales, temporales o a distancia (teletrabajo). 

Las principales excepciones y particularidades son: 

• Personal de alta dirección (art. 2.1.a ET): queda excepcionado de la norma. 

• Relaciones laborales de carácter especial: se rigen por su normativa específica. 

• Regímenes específicos ya existentes: contratos a tiempo parcial (que ya tenían su propia obligación de registro) y determinados colectivos del RD 1561/1995 (transportes por carretera, marina mercante, ferroviario transfronterizo). 

• Relaciones excluidas del ET: socios trabajadores de cooperativas, autónomos, etc., que no están sujetos al artículo 34.9 ET. 

Importante: en el caso de ETT, la obligación recae sobre la empresa usuaria; en la subcontratación del art. 42 ET, sobre la empresa contratista (verdadera empleadora). 

¿Qué información debe contener el registro? 

Por exigencia legal expresa, el registro debe reflejar el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora. 

Además, es recomendable dejar constancia de las pausas e interrupciones (descansos, jornadas partidas, desplazamientos a otros centros), para poder desvirtuar la presunción de que todo el tiempo entre el inicio y el fin de la jornada es tiempo de trabajo efectivo. La forma de computar esas pausas conviene definirla mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa. 

¿Qué medios puedo utilizar para registrar la jornada?

La norma no impone un sistema concreto. Será válido cualquier medio, en soporte papel o telemático, siempre que cumpla el objetivo legal: ofrecer información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, garantizando la trazabilidad de la jornada una vez registrada. 

Eso sí, si el sistema utiliza dispositivos digitales, videovigilancia o geolocalización, deben respetarse los derechos de los trabajadores a la intimidad (art. 20 bis ET y Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos). La organización y documentación del registro se establece preferentemente mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa; solo en su defecto, la fija el empresario previa consulta a los representantes de los trabajadores. 

¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?

La empresa debe conservar los registros diarios durante cuatro años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. 

«A disposición» significa que sean accesibles en cualquier momento desde el centro de trabajo, lo que evita la creación posterior, manipulación o alteración de los registros. No implica entregar una copia diaria a cada trabajador, salvo pacto en contrario. 

¿Qué pasa con las horas extraordinarias? 

El registro diario de jornada y el registro de horas extraordinarias (art. 35.5 ET) son obligaciones independientes y compatibles. La jornada de cada trabajador se registra día a día y se totaliza en el periodo de abono, entregando copia del resumen al trabajador junto con el recibo de salarios correspondiente. Un buen sistema de registro horario permite cumplir ambas obligaciones a la vez. 

Quines sancions comporta no complir? 

No llevar un registro de jornada correcto es una infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social), con multas que van de 751 € a 7.500 € por centro de trabajo. Dado el aumento sostenido de la actividad inspectora, el coste de no cumplir es cada vez más real. 

Cómo cumplir con la normativa de forma sencilla: a3HRgo

Aquí es donde una herramienta como a3HRgo marca la diferencia. Más allá de ser un portal del empleado, incorpora un sistema de registro horario pensado precisamente para cumplir con el artículo 34.9 ET sin complicaciones: 

• Fichaje multidispositivo y geolocalizado: los empleados registran su jornada desde la app, con el smartphone, la tablet o el PC, estén donde estén. Ideal para comerciales, teletrabajo o varios centros de trabajo. 

• Informes en tiempo real: la solución genera informes al instante sobre la información del registro horario, listos para una eventual inspección. 

• Solución web en la nube: acceso ilimitado, copias de seguridad automáticas, sin inversión en hardware y con un modelo de pagament per ús según empleados activos. 

• Integración laboral: se integra de forma total con a3ASSESSOR y con otras aplicaciones de gestión laboral del mercado, nutriéndose de una única base de datos de empresas y trabajadores. 

• Seguridad y protección de datos: protocolos SSL y gestión conforme a la normativa de protección de datos, un punto clave cuando se usan geolocalización o dispositivos digitales. 

• Portal del empleado completo: además del fichaje, los trabajadores consultan nóminas, certificados, contratos y finiquitos desde la app, mejorando la comunicación interna y su satisfacción. 

De esta forma, el registro de jornada deja de ser una obligación incómoda para convertirse en una herramienta que aporta transparencia, agilidad y tranquilidad jurídica. 

Conclusió

En 2026, el registro de jornada ya no admite improvisaciones: es obligatorio para casi todas las empresas, debe ser fiable e inmodificable, conservarse cuatro años y estar a disposición de la Inspección. Cumplir con un Excel manual es arriesgado y poco práctico. 

La alternativa es sencilla: digitalizar el registro horario con una solución como a3HRgo, que cumple la normativa, reduce la carga administrativa y mejora la experiencia de tus empleados desde el primer día. 

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Preguntas frecuentes sobre el registro de jornada 

¿El registro de jornada es obligatorio para todas las empresas?

 Sí. Se aplica a todas las empresas y trabajadores incluidos en el ámbito del Estatuto de los Trabajadores, con independencia de su tamaño o sector. Solo quedan fuera supuestos como el personal de alta dirección o regímenes específicos. 

¿Vale con un Excel para registrar la jornada?

Solo si garantiza que la información es fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori. En la práctica, un Excel editable no ofrece esas garantías; una solución digital con trazabilidad como a3HRgo sí. 

¿Cuánto tiempo debo guardar los registros?

Cuatro años, manteniéndolos accesibles para la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo. 

¿El teletrabajo también obliga a registrar la jornada?

 Sí. El trabajo a distancia está plenamente sujeto a la obligación, mediante registros telemáticos que aseguren el cómputo diario de la jornada. 

¿Qué pasa si no cumplo? 

Es una infracción grave (art. 7.5 LISOS) sancionable con multas de 751 € a 7.500 € por centro de trabajo, además del riesgo en reclamaciones por horas extra.