5 claus per organitzar reunions productives

Perquè una empresa funcioni correctament hi ha d'haver una bona comunicació interna. Els treballadors han de tenir una comunicació proactiva i freqüent amb els seus supervisors, per la qual cosa és més que recomanable fer reunions de forma setmanal o bé mensual, per aconseguir fer un seguiment adequat del ritme de treball de l'empresa.

Avui al bloc d'Apen volem donar-te alguns consells perquè puguis organitzar reunions el més productives possibles:

1. Anomenar un organitzador o speaker; És important que algú s'ocupi d'organitzar i moderar la reunió, per estructurar-ne el funcionament i poder anar anomenant els temes que es tractaran, des de l'ordre i el respecte. Aquesta persona serà lencarregada de dirigir la conversa cap als objectius que shan marcat prèviament.
2. Deixar constància del que passa a la reunió: És molt important deixar constància, per escrit, de tot el que passi a la reunió perquè després quedi tot clar i especificat tal quina s'ha acordat, evitant malinterpretacions.
3. No fer reunions massives: Les reunions amb tot l'equip han de ser per a coses importants a l'empresa, que afectin tot el personal. Però quan es tracta d'un assumpte específic d'un departament o d'algunes persones, no és recomanable fer-ho extensiu a tothom. És important focalitzar l'atenció on calgui, sense crear rumors i donar més informació del compte a persones que no hi estan implicades.
4. El propòsit ha d'estar per sobre del temps: L'objectiu de la reunió no ha de ser el temps, sinó el motiu pel qual aquesta reunió s'ha produït. No és obligatori estar a una sala durant una hora, si el que vols dir pots resumir-ho en 15 minuts; igual que si necessites més temps per explicar un tema important, ho has d'allargar el que sigui necessari perquè quedi perfectament entès per ambdues parts.
5. Preparar bé la reunió: Tots els assistents han d'estar informats de la reunió uns dies abans, en què s'han de preparar la reunió reunint papers, arxius i tot allò que necessitin per poder fer la seva aportació d'una manera professional.

Apen t'ajuda a la gestió de la teva empresa

A Apen disposem de diferents serveis per ajudar-vos a gestionar la vostra empresa, com és el cas del programa de gestió empresarial A3ERP, un servei integral que ofereix la possibilitat de reunir la gestió de totes les àrees de l'empresa, des d'un mateix programari. Un sistema de 360 graus que facilita, enormement, la gestió de l'empresa quant a la facturació, revisió o presa de decisions, entre molts altres factors. A3ERP és un dels serveis de gestió per a empreses més professionals que existeixen al sector avui dia.