El cost d'impressió pot representar el 1,5% del total del negoci de la teva empresa

Entrevistem Iván González, director comercial de APEN…
 

Si volem posar una impressora a la nostra empresa, quins serveis ofereix APEN?

 
A APEN s´ofereix una solució completa de la impressió de l´empresa, amb l´objectiu de proporcionar al client el màxim estalvi de costos amb les impressores o multifuncionals que millor s´adaptin a les seves necessitats d´impressió.
Es recomana fer un estudi previ i sense compromís per saber quina és la millor opció. No es limiten a vendre impressores, ofereixen la millor solució per a lempresa. Un cop realitzat l'estudi, es lliura al client un informe detallat del volum i els costos d'impressió que té cada equip i departament, amb la consegüent proposta de millora.
APEN se centra en els hàbits d'impressió i, si són millorables, per poder comunicar al client quina és l'opció més rendible i adequada per al negoci. En el següent informe s'adjunta una proposta amb equips d'última generació i amb un servei de “pagament per ús” on l'estalvi és de, mínim, un 30%.
Sembla mentida, però la impressió a les empreses suposa un cost molt elevat, està calculat que pot arribar a representar el 1,5% de la xifra del negoci de la seva empresa.
 

Si l'empresa té un problema de manteniment, quins serveis ofereix APEN?

 
APEN inclou tots els serveis de reparació i suport a lusuari, desplaçaments, peces i recanvis. El que es diu garantia total. APEN s'encarrega de tot el manteniment com, per exemple, facilitar una impressora de substitució mentre la impressora original es troba en un procés de reparació, gestionar els consumibles, fer arribar el tòner abans que s'acabi sense haver de sol·licitar-ho, manteniment preventiu, etc.
 

Aquest servei té garantia?

 
La garantia sempre la dóna APEN. És habitual que el primer any estigui coberta pel fabricant, però després queda sense garantia, si no hi ha cap contracte de pagament per ús per part del distribuïdor.
Els contractes se solen fer a 3 o 5 anys, amb una possible ampliació de garantia anual, depenent de l'estat de la màquina i els costos que tingui l'equip en aquell moment.
 

Quins avantatges suposa el preu per còpia i què inclou la contractació?

 
Els avantatges són molts. La primera és la que més agrada als clients i és l'estalvi. Per exemple, el cost d‟un tòner d‟una impressora tradicional es pot pagar a uns 60€ i fa una mitjana de 2.000 impressions, amb un 5% de cobertura (volum de tòner/tinta que ocupa en un foli). El preu final de la còpia, sense cap servei addicional ni garantia de la màquina, és de 3 cèntims la còpia i en canvi en una impressora a format de preu per còpia, la pagues a menys d'1 cèntim. És a dir que amb el format preu per còpia, pots estalviar més del doble que amb una impressora tradicional.
Per a una impressió mitjana de 2.000 còpies al mes, que no és res de l'altre món, ofereixen un estalvi de 40€ mensuals per un equip en blanc i negre. Multipliquem això a diversos equips que hi ha a una empresa i tinguem en compte si s'imprimeix a color, que és on l'estalvi és més important perquè el preu de la còpia a color és 6 o 7 vegades superior.
A més de l'estalvi, APEN inclou la instal·lació i configuració dels nous equips, tots els consumibles i la gestió, peces i recanvis, assistència en menys de 4 hores per a urgències, préstecs d'equip de substitució en cas d'avaria, manteniments preventius, reparacions i desplaçaments, suport a l'usuari i garantia total.
 

Smart Office, l'oficina intel·ligent, quantes funcions té i quines són?

 
Cada cop els equips fan més coses i els nostres negocis ho requereixen. Abans ens conformàvem que imprimissin i si podia ser ràpid, millor, però ara volem més i millors funcionalitats.
Smart Office és una tecnologia que permet que els equips, a més de les funcions bàsiques d'impressió, còpia, escaneig i fax, puguin arxivar, buscar i gestionar des d'un mateix lloc i en format digital.
Les empreses poden arribar a estalviar fins a 1 hora al dia per treballador i augmentar la productivitat del negoci. És difícil valorar-lo, però cada cop generem més paper i és bàsic poder-lo arxivar i trobar d'una manera àgil, quan ho desitgem.
Per exemple, per a empreses que gestionen contractes, garanties d'equips, comunicats de treball, entregues de materials, l'Smart Office els aporta molts avantatges.
 

Com determina quin tipus d'impressora va millor per a cada empresa?

 
Això ho determina l'estudi d'impressió que realitza APEN, és bàsic passar temps a casa del client i estudiar com treballen. La majoria de vegades cal canviar els hàbits d'impressió de les empreses i això és complicat. La gent està acostumada a tenir una impressora al costat i imprimir fins als correus electrònics.
Des de APEN es recomana posar impressores departamentals a zones comunes, on la gent s'hagi d'aixecar a buscar les impressions. Amb això es guanyen diverses coses: reduir la quantitat excessiva d'impressions (que moltes vegades no són necessàries), configurar codis d'usuari per temes de privadesa, fer que les impressions caduquin si no es recullen en un cert temps i reduir les incidències per manteniment.
No és el mateix tenir un equip departamental i robust que tenir 4 petites impressores que, quan no falla una cosa, falla l'altra. I per descomptat el cost de la còpia, parlem de passar de pagar la còpia de negre a 3-4 cèntims a una impressora tradicional, a pagar menys d'1 cèntim.
 

Com es gestionarà la facturació?

 
El client només paga el que imprimeix. APEN té connectats tots els equips dels clients al seu sistema ERP, cada mes es descarreguen l'estat de còpies i el comparen amb el del mes anterior. Fan una factura per la diferència, no hi ha error, no s'han de preocupar de res. Ells s?encarreguen de tot.
 

Amb quines marques d'impressora o multifunció treballa APEN?

 
Aquest és un dels seus avantatges competitius, perquè són una empresa multimarca. APEN treballa amb 4 fabricants capdavanters al sector de la impressió, Kyocera, OKI, Konica i HP, però no es casen amb cap. Sempre es busca la millor solució per al client, ja que cadascun té uns punts forts i uns febles i en funció de l'estudi realitzat, es decideix quin fabricant o fabricants s'utilitzaran. Kyocera té equips molt robustos i duradors.