Quan parlem d'una centraleta virtual ens referim a un sistema telefònic de centraleta IP que està allotjat en un servei de núvol a internet, per la qual cosa el client no necessita grans oficines amb equips sofisticats i grans, excepte els terminals o els telèfons.
Les centraletes virtuals serveixen per gestionar les trucades d'empreses de totes les mides: des d'empreses de 1 o 2 treballadors fins a multinacionals.
Com que la centraleta virtual és un servei al núvol, les extensions s'hi connecten a través d'Internet. Les trucades entrants i sortints de l'empresa, que són amb telefonia IP, passen sempre per la centraleta virtual, que les gestiona.
Amb la centraleta virtual les empreses poden administrar tot el sistema telefònic: des de crear extensions fins a afegir nous números de telèfon, crear horaris i cues, posar música en espera i molt més.
Hi ha molts més avantatges en utilitzar una centraleta virtual en comparació de les tradicionals. Les extensions no han d'estar físicament juntes, no necessiten estar a la mateixa oficina, ni a la mateixa ciutat, ni tan sols al mateix país. Fonamentalment, els seus beneficis es basen en els costos i l'agilitat. A més, les centraletes virtuals són molt útils per acostar-se als clients i aconseguir més contactes.
Cada centraleta virtual ofereix un o més números de telèfon que la fan accessible des de l'exterior i que a més ofereix tarifes molt competitives per a trucades internacionals.
Es pot configurar un protocol de recepció de trucades, per presentar una salutació empresarial i després ser portada a una extensió interna. També podem aconseguir que l'usuari accedeixi al departament apropiat, sense passar per una operativa i podem canviar les característiques del sistema depenent de l'horari. Tot i això, en ser un servei a internet, les funcionalitats poden augmentar i millorar en cada moment.
Què cal tenir en compte en triar una centraleta virtual?
Les estacions telefòniques estan sempre connectades per Internet a la centraleta virtual. Gràcies a això, és possible connectar diverses seus d'empreses a una mateixa centraleta virtual perquè gestioni totes les trucades i les línies telefòniques de tots els treballadors.
Davant d'això, el suport tècnic és un dels pilars fonamentals d'una centraleta virtual. A l'hora d'escollir un operador de telefonia IP és molt important que ofereixi un bon suport i que realment us preocupeu per donar un bon servei al client.
Ja que una centraleta virtual funciona de la mateixa manera que una centraleta tradicional, però sumant tots els beneficis de la tecnologia al núvol, és important cercar una opció que s'adapti a totes les necessitats de la companyia i que a més presenti possibilitats d'expansió i possibilitat de sumar noves funcionalitats.
