¿QUÉ ES EL EDI?
El EDI representa a las iniciales en inglés de Electronic Data Interchange o intercambio electrónico de datos. Ante esto, se refiere al intercambio de documentos en un formato electrónico estándar entre computadoras de socios comerciales. Esto facilita el compartir documentos como pedidos, facturas, inventarios, catálogos de precios entre otros, entre empresas que tengan una relación comercial.
Los beneficios que ofrece el EDI son muy importantes, como costos reducidos, mayor velocidad de procesamiento, menos errores y mejores relaciones con los socios comerciales.
EDI, básicamente, llegó a reemplazar procesos que se realizaban mediante correo postal, fax o correo electrónico. El avance que representa ante opciones como el correo electrónico es que estos son aún manejados por particulares en lugar de computadoras. Tener personas involucradas ralentiza el procesamiento de los documentos y también introduce errores. En cambio, los documentos EDI pueden fluir directamente a la aplicación adecuada en la computadora del receptor y el procesamiento puede comenzar de inmediato. Estamos entonces eliminando muchas cantidades de papel y horas de trabajo humano.
Los documentos más comunes que se intercambian mediante EDI son las órdenes de compra, las facturas y los avisos de envío. Pero hay muchos, muchos otros, como conocimiento de embarque, documentos de aduana, documentos de inventario, documentos de estado de envío y documentos de pago.
Debido a que los documentos EDI deben ser procesados por computadoras en lugar de personas, se debe utilizar un formato estándar para que la computadora pueda leer y comprender los documentos. Un formato estándar describe qué es cada pieza de información y en qué formato. Sin un formato estándar, cada empresa enviaría documentos utilizando su formato específico de cada negocio y el receptor no comprendería el formato específico del remitente.
En la actualidad, se utilizan varios estándares EDI, incluidos ANSI, EDIFACT, TRADACOMS y ebXML y, para cada estándar hay muchas versiones diferentes, por ejemplo, ANSI 5010 o EDIFACT versión D12, Release A. Cuando dos empresas deciden intercambiar documentos EDI, deben acordar la versión y el estándar EDI específicos.
Las empresas suelen utilizar un traductor EDI, ya sea como software interno o mediante un proveedor de servicios EDI, para traducir el formato EDI, de modo que sus aplicaciones internas puedan utilizar los datos y, por lo tanto, permitir el procesamiento directo de documentos.
Los beneficios de la implementación del EDI van desde la disminución de errores por los cambios de soporte de los documentos, el ahorro de recursos y tiempo, la simplificación en la operativa, la mejora de la competitividad del negocio y el facilitar los acuerdos con otras empresas. Sin embargo, se debe tener especial atención en la implementación del EDI en empresas de distintos países y aclarar todos los criterios necesarios para el correcto funcionamiento de todo el proceso.
