QUÈ ÉS MICROSOFT ACCESS?
Microsoft Access és una eina d'administració d'informació per emmagatzemar informació que es pot utilitzar com a referència, per a informes o anàlisis. Amb Microsoft Access serà més senzill analitzar grans quantitats d'informació i administrar dades, per la qual cosa és una opció més eficient que Microsoft Excel o altres aplicacions de fulls de càlcul.
Generalment, el dubte ve en qüestionar si Microsoft Access és una millor opció que Excel.
Microsoft Excel és fàcil d'entendre, només cal establir els noms de columnes, introduir les vostres dades i crear les fórmules. Com a full de càlcul, és una eina excel·lent per mantenir i calcular petits conjunts dinformació. Es poden ordenar, filtrar i formatar les dades de manera ràpida i senzilla.
No obstant això, els fulls de càlcul no són ideals per gestionar centenars de registres. És molt fàcil introduir errors en un full de càlcul, cosa que fa que l'anàlisi, la suma i la generació d'informes siguin molt difícils.
Davant d'això, el valor que pot proporcionar qualsevol base de dades és emmagatzemar informació relacionada en un sol lloc i després permetre connectar diverses coses diferents (anomenades «entitats» en el llenguatge de la base de dades). Amb això estarà emmagatzemant una versió per disposar en un cas determinat, com ara un client o una comanda.
En utilitzar bases de dades es presenten menys errors i inconsistències, es manté una versió per al rastreig que pot ser presentada en casos particulars i que minimitza la possibilitat de valors inconsistents. A més, en poder treballar més d'una persona a la base de dades s'augmenta la productivitat, ja que només necessitarà un canvi en un sol registre i aquest es veurà reflectit a tota la base de dades.
A això se suma que les bases de dades brinden més seguretat i control, en brindar una ubicació central per emmagatzemar, protegir i controlar les dades. El Microsoft Access inclou la capacitat de xifrar i protegir amb contrasenya els fitxers de la base de dades.
Potser un dels punts més forts d'aquesta opció és que com que és una font única en un format estandarditzat, es pot tenir una perspectiva millor i prendre millors decisions en analitzar la base de dades, afegint tendències històriques i filtre de les consultes més importants.
Microsoft Access funciona de la mateixa manera que qualsevol base de dades, emmagatzemant informació relacionada en conjunt i permetent crear connexions (comunament anomenades relacions) entre diferents coses. Les relacions entre dues coses diferents a Microsoft Access poden ser molt simples (com un contacte en un client i el client mateix) o complexes.
Les dades s'emmagatzemen en taules de Microsoft Access, que són com a mini fulls de càlcul que guarden només un tipus de coses. Una taula pot tenir molts camps, com les columnes al full de càlcul. Cada camp d'una taula es pot configurar per permetre o evitar que els usuaris introdueixin a certa informació.
