Un sistema ERP és una eina fonamental a l'hora de planificar els recursos empresarials. Aquest és un tipus de programari que les organitzacions utilitzen per administrar les activitats comercials diàries, com ara comptabilitat, adquisicions, gestió de projectes, gestió de riscos i compliment, i operacions de la cadena de subministrament. Un bon sistema ERP també inclou la gestió del rendiment empresarial, amb la possibilitat de planificar, pressupostar, predir i informar sobre els resultats financers duna empresa.
En un sistema ERP s?uneix una multitud de processos comercials i permet el flux de dades entre ells. El que passa al sistema és l'eliminació de la duplicació de dades, brindant integritat i seguretat en les dades, alhora que pren en compte diferents fonts.
Actualment, un sistema ERP és fonamental per gestionar empreses de totes les mides i en totes les indústries. Per a aquestes empreses, l‟ERP és tan indispensable com l‟electricitat ja que manté l‟ordre i la capacitat d‟executar sense problemes les activitats comercials.
Un sistema ERP està dissenyat al voltant d'una estructura de dades única i definida que normalment té una base de dades comuna. Això ajuda a garantir que la informació utilitzada a tota l'empresa estigui normalitzada i es base en definicions comunes i experiències d'usuari. Aquestes construccions centrals després s'interconnecten amb els processos comercials impulsats per fluxos de treball a tots els departaments comercials, per exemple, finances, recursos humans, enginyeria, màrqueting, operacions, connectant els sistemes i les persones que els utilitzen.
Podem definir el sistema ERP com el vehicle per integrar persones, processos i tecnologies en una empresa. Per exemple: una empresa que fabrica automòbils adquireix peces i components de diversos proveïdors. Podria utilitzar un sistema ERP per rastrejar la sol·licitud i compres i garantir que cada component en tot el procés faci servir dades uniformes connectades als fluxos de treball, processos comercials, informes i anàlisi de l'empresa. Amb el sistema ERP en aquesta empresa s'identifiquen els components uniformement per nom de peça, mida, material, font, número de lot, número de peça del proveïdor, número de sèrie, cost i especificació.
Atès que les dades són l'element vital de totes les empreses modernes, un sistema ERP facilita la recopilació, organització, anàlisi i distribució d'aquesta informació a totes les persones i sistemes que la necessiten per complir millor la seva funció i responsabilitat i, en addició, crear una empresa més eficient.
En lloc de diverses bases de dades independents amb un inventari interminable de fulls de càlcul desconnectats, un sistema ERP posa ordre al caos perquè tots els usuaris, des del CEO fins als empleats de comptes per pagar, puguin crear, emmagatzemar i utilitzar les mateixes dades derivades de processos comuns.
