Un programari ERP facilita la planificació dels recursos empresarials i, per tant, els processos per gestionar i integrar elements fonamentals com ara les finances, la cadena de subministrament, les operacions, els informes, la fabricació i les activitats de recursos humans d'una empresa.
Mentre algunes empreses tenen un sistema d'organització, la majoria no faciliten els processos comercials o ajuden al creixement comercial. Davant d'això, cal un programari ERP que s'adapti a les necessitats del negoci.
Un programari ERP és necessari quan una empresa sestà expandint o planeja créixer significativament. També si es presenten problemes a les operacions, en què un programari ERP ajudarà a la millor gestió dels processos. Un altre escenari és que l'organització compti amb un sistema d'organització desactualitzat i que ja no s'adapta a les necessitats del negoci, per tant cal un programari ERP. Si ens trobem en una organització amb visió de futur, probablement la millor opció és delinear un full de ruta que ajudi a la millora dels processos amb un programari ERP. Qualsevol empresa, sense importar el sector al qual es dediqui, la seva mida o ubicació física, es beneficiarà d'un programari ERP.
Un programari ERP assegura millors informes comercials, amb eines i informació en temps real, afegit a una base de dades integrada. Això assegura en millor servei al client, ja que té accés més ràpid i eficient a la informació, i temps de respostes més ràpids. Així mateix, es milloren els costos d'inventari i s'eviten problemes comuns en aquests processos.
Es pot millorar la facturació i els processos de cobrament amb un programari ERP i es poden estalviar costos amb una millor planificació dels inventaris, millor gestió de les compres i relacions amb els proveïdors. De la mateixa manera, un programari ERP afegeix seguretat per a les dades recaptades.
Una empresa que compti amb un programari ERP podrà estandarditzar els processos comercials i crear una gestió eficient a la cadena de subministrament amb un pronòstic efectiu en demanda i inventari, evitant retards i majors costos.
El programari ERP és com qualsevol tecnologia empresarial: l'eina per si sola no causa ni fracàs ni èxit. L'entorn empresarial, el lideratge i els usuaris finals determinen el ROI d'un sistema ERP, juntament amb la planificació, la metodologia i la implementació del projecte, però, en línies generals, es demostra que les empreses que mantenen un programari ERP solen establir projectes més reeixits.
Actualment, hi ha una important varietat en l'oferta de programari ERP, per la qual cosa les necessitats de qualsevol empresa quedaran ateses en triar l'opció adequada, a més de ser cada dia més fàcils d'implementar i manejar.
