Archivo por autor

El passat dia 16 de desembre, es va celebrar a APEN una jornada pels nostres clients on s’explicaven els diferents passos a portar a terme a l’hora de començar un nou exercici. Va ser una jornada bastant productiva i que va servir per aclarir o per recordar conceptes sobre les tasques a realitzar a final d’any.

Els temes que es van tractar van ser els següents:

• Amb a3ERP no és necessari crear una nova empresa pel nou exercici. La estructura de l’ERP ens permet tenir tants exercicis com vulguem dins de la mateixa base de dades. Això és un gran avantatge a l’hora de treure estadístiques comparatives de dos exercicis. Per a començar a treballar amb el nou exercici, simplement hem d’entrar un document de l’any 2012.
• Amb les numeracions, tenim 3 opcions:

• Continuar amb la numeració de documents de vendes i compres de l’exercici anterior.
• Crear una nova sèrie de documents per començar amb el document número 1 amb el nou exercici.
• Començar amb el número 1 sense utilitzar una nova serie de numeració. Per exemple, si el nostre últim número de factura és el 201100001245 i volem començar amb la 201200000001, haurem de reservar els mateixos dígits per les noves factures, ja que l’a3ERP continua comptant a partir del número de document més gran.

• És important realitzar inventaris almenys un cop a l’any. Fer l’inventari ens ajudarà a guanyar agilitat a l’hora de fer llistats i resums d’stock.
• Quan es realitza un inventari les entrades de moviments d’stock anteriors a la data de l’inventari queden bloquejades. Per tant, hem d’estar segurs que tots els moviments d’stock amb data anteriors a l’inventari estan introduits quan llancem l’inventari.
• En el cas que ens desquadri l’stock d’alguna unitat, primer s’han de verificar les transaccions d’stock en edició i després fer un recàlcul d’stock. En cas que fent aquestes dues operacions no es solucioni el desquadre d’stock, haurem de realitzar un albarà de regularització amb les unitats necessàries per quadrar l’stock d’a3ERP amb el que realment tenim al nostre magatzem.
• Un albarà de traspàs ens serveix per moure unitats d’stock d’un magatzem a un altre.
• El llistat d’stock a un dia ens retorna l’stock que teniem al nostre magatzem en un dia en concret. Serveix per veure la valoració de l’stock.

• Amb a3ERP tenim 3 tipus de tancaments:

• Tancament de documents: Ens permet bloquejar la entrada de tots o un determinat document del circuit de compra/venda a una data en concreta. Es fa servir principalment, quan tenim tancat un període d’IVA o un període d’stock i no volem que ens introdueixin cap altre document que ens pugui desquadrar el que ja tenim quadrat.
• Tancament mensual: Bloqueja tots els moviments comptables a partir d’una data en concret, però ens deixa introduir els moviments que no ens afecten a la comptabilitat, com ara pot ser una comanda o albarà de venda.
• Tancament d’exercici: És un procés que ens realitza tots els assentaments necessaris per tancar totalment un exercici comptable i obrir-ne un altre. Els assentaments que realitza automàticament són:

• Assentament de Pas a Explotació: Genera el resultat de la compte 129, ens indica si hem tingut beneficis o pèrdues a l’exercici a tancar i deixa totes les comptes del grup 6 (despeses) i 7 (ingressos) amb saldo 0.
• Assentament de tancament: Deixa les comptes dels grups compresos entre l’1 i el 5 a 0 canviant el signe del seu saldo a final d’any.
• Assentament d’Apertura: Canvia el sentit de l’assentament de tancament. En cas que vulguem ens traspassa automàticament el resultat de la compte 129 a la compte 120 o 121. Si no traspassem automàticament el resultat de la compte 129 a la compte de resultat, els balanços de situació no quadraran perquè acumularan el resultat de l’exercici actual i de l’exercici anterior.

En cas que necessiteu més informació sobre aquests processos o assistència no dubteu a trucar al Departament d’Atenció Telefònica d’a3ERP d’APEN Centre Informàtic al 938 606 220, ext. 3 o bé enviar un e-mail a l’adreça depsoft@apen.es .

Més Xarxes socials

Quan una empresa adquireix un programa ERP el primer que ha de tenir clar és la formació als seus empleats que vagin a utilitzar l’aplicació és essencial per rendibilitzar la inversió.

Quan s’instal·la una aplicació ERP pot ser un bon moment per reorganitzar i redistribuir tasques a la empresa. També és un bon moment per analitzar les feines que fan cada usuari i documentar els diferents llocs de treball que tenim a la empresa.

Un cop tenim clar els punts anteriors, hem d’acordar amb l’implantador de la nova eina la forma de donar la formació. A partir d’aquí, s’han d’organitzar els grups que rebran la formació segons els treballs que realitzin o els coneixements que tinguin de l’empresa. Per exemple, no és el mateix fer la formació del mòdul de CRM que del mòdul de comptabilitat i cartera.

Des d’APEN, us podem ajudar a dissenyar el programa i l’itinerari de formació. Tenim experiència amb la formació d’a3ERP i us podem ajudar a treure el màxim profit a la inversió. Així mateix, tant important és la formació inicial a l’hora d’instal·lar el producte, com les formacions continues durant tota la vida del mateix.

A més, aquestes formacions, tant les d’implantacions inicials com les formacions contínues es poden subvencionar a partir de la Fundació Tripartita. A APEN, us ajudem en tot el procés de formació: elaboració de temaris, formació dels usuaris i gestió de les subvencions de la Fundació Tripartita.

Per a qualsevol dubte o per a més informació, us podeu posar en contacte amb el Departament de Software a l’e-mail depsoft@apen.es o bé trucant al telèfon 938 606 220, ext. 3.

Més Xarxes socials

Molts de nosaltres tenim present la importància de tenir una còpia de seguretat actualitzada, però realment no ens donem compte de la importància real fins que no tenim un ensurt amb les nostres dades.

Us heu arribat a plantejar algun cop el temps que ens costaria tornar a passar la comptabilitat de l’últim trimestre si es produís un problema i perdèssim aquestes dades? Els maldecaps que suposaria tornar-ho a fer no es paga amb tots els diners del món. És per aixó que avui us volem explicar una sèrie de bones pràctiques per estalviar-nos ensurts innecessaris:

• Programi una còpia diària de forma automàtica a una hora que no hi hagi ningú treballant perque vosté no es tingui que preocupar d’executar tasques manuals.
• Revisi cada dia les tasques de còpia de seguretat per si ha sorgit algun tipus d’error amb les mateixes.
• Faci còpies de seguretat en un mitjà extraible i emporti-se’l a casa. Si ens entren a robar a la nostra oficina, de res ens servirà tenir còpies de seguretat si s’emporten el nostre servidor i les còpies de seguretat.
• Tingui contractat un servei de còpia de seguretat externa. Tenir diversos conjunts de còpia de seguretat ens donarà molta més confiança que tenir-ne només un. Des d’APEN Centre Informàtic us oferim el nostre servei de còpies on-line, on guardem conjunts de còpies de seguretat durant 30 dies.
• La definició de virus de l’antivirus ha d’estar constantment actualitzada, ja que un virus pot fer malbé moltes dades.

A nivell d’a3ERP, hem de pensar que les dades de la empresa, possiblement, és el un dels majors patrimonis de la nostra empresa. Les dades que tenim dipositades sobre l’a3ERP són la història i la evolució de la empresa i les que ens ajuden a prendre decisions vitals per la mateixa. Per tant, una pèrdua significativa de dades i documents s’ha d’evitar. És per això que des d’APEN us recomanem que contracteu algun dels nostres serveis de protecció de dades i adquiriu un antivirus corporatiu.

En cas de tenir algun dubte o que us assessorem sobre la millor solució us podeu posar en contacte amb nosaltres al 938 606 220, ext.3 o bé enviant un e-mail a l’adreça depsoft@apen.es.

Més Xarxes socials

Moltes empreses tenen un stock detallat, és a dir, que del mateix article controlen números de serie, lots, dates de caducitat o simplement les ubicacions en el seu magatzem.

Amb a3ERP podem arribar a controlar els següents detalls d’stock:

• Lots i dates de caducitat: Sobretot s’utilitza en distribuïdores d’alimentació. L’objectiu és aconseguir una traçabilitat de tota la cadena de distribució. A més, amb la configuració adequada del nostre programa, ens permet automatitzar la entrada i sortida de material mitjançant un sistema de valoració d’stock FIFO (First In, First Out) o LIFO (Last In, Last Out), facilitant de forma molt important la feina al nostre departament de logística.
• Números de serie: Aquest detall d’stock s’utilitza en empreses que venen components que estan identificats per un número únic. Com, per exemple, una empresa de recanvis d’automoció, una empresa de components electrònics o un ordinador. Amb aquesta configuració, si el nostre proveïdor ens reclama que localitzem tots els clients als quals hem venut una partida dels seus productes ho podrem localitzar de forma fàcil, ja que totes les vendes hauran sigut codificades.
• Ubicacions: Moltes vegades el nostre magatzem està organitzat per ubicacions. Aquestes ubicacions estàn codificades amb un codi que pot estar format per números, lletres o números i lletres. A l’hora de fer l’albarà, indicarem de quina ubicació s’ha d’agafar el producte i el nostre departament de logística podrà organitzar-se la feina de forma més efectiva.

Així mateix, també comentar que es poden combinar diferents detalls d’stock segons les nostres necessitats.

En cas de que la vostra empresa tingui algun tipus d’aquesta necessitat, us podeu posar en contacte amb nosaltres a l’e-mail depsoft@apen.es o bé trucant al telèfon 938 606 220, ext. 3.

Més Xarxes socials

Com ja vam comentar en anteriors articles, continuem amb la sèrie on comentarem els aspectes on ens pot ajudar a3ERP a la nostra feina diària. Avui tocarem un dels departaments més importants de la empresa, com és el Departament de Gestió de Cobraments i Pagaments, altrament dit Departament de Tresoreria.

Un cop hem fet la nostra factura, a3ERP ha fet automàticament les següents accions:

• Generar la cartera corresponent a la forma de pagament que li hem posat a la Factura.
• Generar els assentaments corresponents a la factura a la nostra comptabilitat.
• Generar els moviments estadístics corresponents.
• Registrar l’IVA o impostos corresponents a aquesta factura.

Amb la cartera que ha generat automàticament a3ERP es poden fer diverses accions:

• Esperar que arribi el dia del pagament o cobrament d’aquesta factura i quan la veiem reflexada a la nostra compte corrent informar a l’a3ERP que s’ha cobrat o pagat.
• Generar una remesa de pagament o cobrament i encarregar al nostre banc que en el dia de venciment gestioni el pagament o cobrament.
• En cas de que la nostra empresa tingui una línia de crèdit, portar els efectes de cobrament a la nostra entitat financera i demanar que ens avanci aquests diners per fer front als pagaments. Un cop s’ha cobrat realment aquests efectes s’han de treure del risc de la nostre compte bancària i reflexar-ho comptablement.
• Es pot donar el cas que creiem convenient ajuntar diversos rebuts d’un client i/o un proveïdor i girar-li’s de cop. Per fer aquesta acció, a3ERP ens permet utilitzar les agrupacions.

Així mateix des d’a3ERP ens permet fer previsions de cobraments i pagaments amb diversos filtres i ordenacions, igual que fer conciliacions bancàries utilitzant la norma 43.

En cas d’estar interessats en aprofundir en alguna d’aquestes idees es poden posar en contacte amb APEN Centre Informàtic al telèfon 938 606 220, ext. 3 o bé enviar un correu electrònic a l’adreça depsoft@apen.es.

Més Xarxes socials

Continuem amb la sèrie d’articles dedicats a com ens pot ajudar a3ERP amb la nostra feina diària. Avui toquem el Departament de Compres.

Un cop el Departament Comercial ha obtingut la conformitat a la oferta i ens han fet la comanda de compra, s’ha de començar a  fer les compres del material necessari, en cas que no el tinguem en stock.

a3ERP ens ofereix tota una sèrie d’eines per a comprovar l’stock disponible al nostre magatzem. Una de les eines més interessants és la generació automàtica de comandes de compra des de les comandes de venda. Si l’article té configurada aquesta opció, en el moment que fem la comanda de venda a3ERP ens proposarà la comanda de compra al nostre proveïdor habitual d’aquests articles per cobrir les necessitats.

Un altre opció molt interessant és la generació automàtica de comandes de compra des de l’stock. Aquesta opció ens mostra l’stock que necessitem en un moment puntual del dia i ens genera tantes comandes com necessitats tinguem. En els dos casos, podem modificar les unitats a demanar.

Un cop hem fet la comanda toca fer-li la transmissió d’aquesta comanda al nostre proveïdor. Li podem enviar per fax a l’estil tradicional o automàticament per e-mail des de la pròpia impressió de comandes. D’aquesta forma ens quedarà registrat al nostre gestor de correu electrònic per saber quan li vam enviar.  

Quan ens arriba la comanda, ens toca recepcionar el material. Una de les formes més habituals es fer una recepció des de l’albarà o la factura i deixar com a servida la comanda. Així mateix una comanda es pot servir parcialment o anul·lar una part de les unitats demanades.

En el cas de voler algun tipus d’assessorament o servei per treure el màxim profit del vostre a3ERP us podeu posar en contacte a l’e-mail depsoft@apen.es o bé trucant al telèfon 938 606 220, ext. 3.

Més Xarxes socials

El dia 6 de maig va sortir la versió la versió a3ERP 8.3.2.C.

En aquesta versió s’han incorporat diverses novetats en les quals podem destacar:

• Millores amb l’enllaç amb a3Con: Continuant amb el procés d’integració amb el software A3, s’han incorporat millores amb l’enllaç amb a3.
• Millores amb la integració de la Factura Electrònica: A l’apartat de documents de pagament s’ha incorporat un camp de correspondència amb el diferents documents de pagament de FacturaE.
• Intrastat: Es permet que la declaració es guardi en format CSV o bé en format EDIFACT.

Així mateix s’han solucionat diverses incidències que havien sortit en anteriors versions d’a3ERP.

En cas d’estar interessats amb que instal·lem aquesta versió es pot posar en contacte al telèfon 938 606 220, ext.3 o bé enviant un e-mail a l’adreça depsoft@apen.es

Més Xarxes socials

Amb aquest article iniciem una sèrie dedicada a com pot ajudar a3ERP a la gestió dels diferents departaments de la seva empresa i ajudar a maximitzar la inversió en el programa ERP.

Tota empresa neix amb una vocació ben clara: créixer i ser cada cop més potent. Per a aconseguir-ho necessita d’un actiu fonamental: els seus clients. I la comunicació amb els clients cada cop és més important, ja que un client que no sap dels nostres serveis o bé es pensa que no li estem cuidant deixarà de confiar en nosaltres i marxarà amb una empresa que li faci millor.

Doncs bé, per tenir clar quins són els serveis o productes que sol·liciten els nostres clients, quin és el fruit de les diferents visites comercials dels nostres representants i les comunicacions que es realitzen disposem del mòdul CRM dins de la família a3ERP.

Amb aquest mòdul es poden registrar tant les accions comercials, ja siguin una comunicació via e-mail o telèfon com l’enviament d’una oferta tant als nostres clients com clients potencials. Així mateix, a partir de les accions comercials introduïdes en el nostre CRM podrem fer un seguiment de la productivitat dels nostres comercials i comprovar, per exemple, quantes visites o comunicacions amb el nostre client ens han fet falta per tancar una operació en concret.

Un aspecte molt important és la seguretat de les dades, ja que ens pot arribar a interessar que els comercials només puguin arribar a veure les comunicacions o operacions referides al seu client. Per això, tenim disponible la configuració de seguretat per representant.

A més de tota la vertent comunicativa també es destacable tota la part de càlcul de comissions dels nostres representants, ja que es pot arribar a configurar el càlcul de comissions segons el client, l’article o grups d’articles.

En el cas de voler configurar el CRM o el càlcul de comissions automàtic, des d’APEN us podem ajudar a aconseguir-ho. Us podeu posar en contacte amb nosaltres al 938 606 220, ext. 3 o bé enviant un correu a l’adreça depsoft@apen.es i un analista es desplaçarà a la seva empresa per estudiar el vostre cas i trobar la millor solució a les vostres necessitats.

Més Xarxes socials

Quasi totes les empreses tenen instal·lada com a mínim una llicència de Microsoft Office, la suite d’ofimàtica més popular del mercat. Que la tinguin instal·lada no significa que li treguin el màxim profit que li pot donar combinant-ho juntament amb el seu ERP. Aquí us donem algunes pistes perque l’Office us sigui útil al 100%!

• Combinació de correspondència:  Des del Nexus, gràcies a la utilitat del mailing podem generar automàticament cartes per comunicar de forma massiva informacions o noticies als nostres clients. Només ens farà falta definir una plantilla, seleccionar els clients o proveïdors objectes d’aquesta comunicació i llençar el procés que ens generarà les cartes en paper. En cas que vulguem fer el mailing a través de l’e-mail, llavors haurem d’extreure la informació en un fitxer d’Excel i processar-la a través de l’Outlook.
• Enviament de factures a través del correu electrònic: Cada cop és més habitual l’enviament de les factures a través de l’e-mail. El Nexus ja porta incorporat el suport per generar e-mails amb els programes de correu electrònic més habituals, com poden ser Microsoft Office Outlook, Windows Mail i Thunderbird. Només ens farà falta configurar l’adreça d’enviament de les factures a les fitxes dels nostres clients, dir-li al Nexus que les factures d’aquests clients les volem enviar per e-mail i començar a facturar. A més, des de la versió 7.0.2 de Nexus ens permet signar digitalment les factures i incorpora el suport per la Factura Electrònica.
• Exportació dels llistats, estadístiques i llibres comptables a Excel: La majoria de llistats que es generen des del Nexus es poden enviar a Excel per manipular-los i posar-los més agradables i presentables. Juntament amb les altres eines per tractar i manipular dades del Nexus podem generar documents amb estadístiques i anàlisi de dades molt potents. Tot això sense oblidar les eines del Nexus Excel Server i el Nexus BI.

Des del Departament de Software estem a la vostra disposició per ajudar-vos a treure el màxim profit amb la vostra inversió del Nexus ERP i el Microsoft Office. Us podeu posar en contacte amb nosaltres a través de l’adreça d’e-mail depsoft@apen.es o bé trucant al 938 606 220, ext. 3.

Més Xarxes socials

El passat dia 11 de març es va fer públic als distribuidors de Nexus la compra de Sistemas de Información Empresarial (SIE) per part de la multinacional holandesa Wolters-Kluwers, fabricant entre d’altres programes del programa de comptabilitat A3-Con i del programa de nòmines A3.

A partir d’aquest moment s’inicia un procés d’integració de les diferents aplicacions de la familia A3 amb Nexus que portarà a la sortida del mercat en breus dies del programa A3-ERP, la nova  marca comercial de Nexus. Aixó ha de portar a atendre la demanda tant dels clients de les aplicacions informàtiques d’A3 com de les aplicacions de la familia Nexus perque els seus productes evolucionin cap a l’integració total i reforçar la seva posició en el mercat del software empresarial.

Des d’APEN Centre Informàtic, apostem per aquesta nova etapa i creiem que pot portar canvis substancials cap als nostres clients, ja que permetrà tenir aplicacions preparades als canvis normatius que es veuen venir. Per a qualsevol consulta podeu enviar un e-mail a l’adreça depsoft@apen.es o bé trucar al telèfon 938 606 220, ext. 3 i us informarem de tots aquests canvis.

Més Xarxes socials